Konvertieren Access bericht auf Word-Dokument – (Schritt-für-Schritt)

Microsoft Access ist ein beliebtes DBMS (Database Management System), mit dem Benutzer Datenbanken erstellen und verwalten können. Es bietet verschiedene hervorragende Funktionen und Dienstprogramme zum Erstellen von Berichten, mit denen Daten in einem strukturierten Format zusammengefasst und präsentiert werden können. Es kann jedoch vorkommen, dass dies erforderlich ist Konvertieren  Access Bericht an Word-Dokument zur weiteren Bearbeitung, Verbreitung oder Präsentation.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum Sie den Access-Bericht in eine Word-Datei exportieren müssen, und erhalten eine vollständige Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie Sie dies tun können.

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Warum müssen Sie Access-Berichte in Word-Dateien konvertieren?

Hier sind einige der Gründe, warum Sie Ihre Access-Datenbankberichte in Word-Dokumente exportieren müssen:

  1. Einfache Bearbeitung – Word-Dateien sind im Vergleich zu Access-Datenbankberichten einfacher zu bearbeiten und zu ändern.
  2. Verbesserte Formatierung – Microsoft Word bietet erweiterte Formatierungsfunktionen wie Überschriften, Textstile, Layouts und Designs.
  3. Zusammenarbeit – Höchstwahrscheinlich werden Word-Dokumente zur Zusammenarbeit und zum Teilen verwendet. Ich erlaube anderen, Kommentare und Vorschläge hinzuzufügen.
  4. Integration – MS Word-Dateien können problemlos in andere MS Office-Anwendungen und -Tools integriert werden.

Lesen Sie auch: Wie konvertiere ich einen Access-Bericht in eine PDF-Datei?

Möglichkeiten zum Konvertieren eines Access-Berichts in ein Word-Dokument

Für die Konvertierung eines Access-Berichts in Word können Sie die folgenden Methoden ausprobieren:

Wenn ein Benutzer den Access-Bericht exportiert, exportiert der Assistent die Layouts und Daten des Access-Berichts und behält sie im Word-Dokument. Der Assistent achtet vollständig darauf, keine Änderungen am Formatierungsmuster vorzunehmen. Er präsentiert Ihnen ein exportiertes Word-Dokument, das dem Access-Bericht gleicht.

Möglichkeit 1 – Access-Daten in ein Word-Dokument exportieren

Hier sind die folgenden Schritte zum Exportieren von Access-Daten in ein Word-Dokument. Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie den Access-Bericht problemlos als Word-Dokument veröffentlichen.

Auch nach dem Exportieren des Access-Berichts nach Word ist es möglich, Formatierungsänderungen vorzunehmen. Alle exportierten Objekte der Access-Berichte nach MS Word liegen im RTF-Format (Rich Text Format) vor.

  • Treffen Sie eine Auswahl für den Access-Bericht, den Sie in das Word-Dokument exportieren möchten.
  • Wechseln Sie nun im Access-Anwendungsfenster zur Registerkarte “Externe Daten”.
  • Wechseln Sie anschließend in die Exportgruppe. Tippen Sie auf die Option “Mehr”.

Konvertieren Access bericht auf Word-Dokument

  • Wählen Sie aus der Dropdown-Liste mit weiteren Optionen “Word” aus.

Konvertieren Access bericht auf Word-Dokument

  • Nun wird auf Ihrem Bildschirm ein Fenster zum Exportieren – RTF-Datei angezeigt und geöffnet.

Konvertieren Access bericht auf Word-Dokument

  • Klicken Sie auf die Option “Durchsuchen”, um den Speicherort für Ihr Word-Dokument anzugeben.
  • Tippen Sie auf die Option “OK”.
  • Wenn Sie den Exportschritt nicht zur späteren Verwendung speichern möchten, klicken Sie auf die Option “Schließen” unten im Fenster “Export speichern”.

Konvertieren Access bericht auf Word-Dokument

  • Während des Exportvorgangs des Access-Berichts nach Word wird eine Meldung angezeigt.
  • Nach Abschluss des Exportvorgangs ist es Zeit, das Dokument anzuzeigen. Dazu öffnet Access das Word-Dokument, nachdem der Exportvorgang abgeschlossen ist.

Exportvorgangs

Alternativ können Sie auch manuell zu dem Speicherort gehen, den Sie im obigen Schritt angegeben haben, um das exportierte Dokument zu speichern.

Möglichkeit 2: Serienbrief verwenden, um Access-Daten an Word zu senden

Die Verwendung des Serienbriefs zum Senden von Access-Daten an Word ist die beste Möglichkeit, Ihre Access-Daten bei der Arbeit zu behalten.

Hier sind die vollständigen Schritte zum Erstellen eines Word-Serienbriefs innerhalb der Access-Anwendung:

  • Öffnen Sie zunächst die Access-Datenbank mit den Adressen, die Sie mit Ihrer Word-Anwendung zusammenführen möchten.
  • Wenn der Navigationsbereich nicht geöffnet ist, drücken Sie F11, um ihn zu öffnen.
  • Wählen Sie die Access-Abfrage oder -Tabelle mit den Adressen. Wenn sich diese Adressfelder jedoch über mehrere Tabellen erstrecken, erstellen Sie zunächst eine einfache Auswahlabfrage mit allen erforderlichen Feldern. Verwenden Sie anschließend diese Abfrage für den Zusammenführungs prozess.
  • Gehen Sie zu “Externe Daten” und wählen Sie anschließend in der Gruppe “Exportieren” die Option “Word-Serienbrief”.

Word-Serienbrief

  • Dadurch wird das Dialogfeld des Microsoft Word-Serienbrief-Assistenten geöffnet.
  • Wählen Sie aus den beiden Optionen aus, ob:
  1. Sie Ihre Daten mit einem vorhandenen Microsoft Word-Dokument verknüpfen möchten.
  2. Oder Sie erstellen ein neues Dokument und verknüpfen die Daten damit.

Microsoft Word-Dokument

  • Nachdem Sie eine der oben genannten Optionen ausgewählt haben, tippen Sie auf die Schaltfläche “OK”.

Nachdem Sie den obigen Schritt ausgeführt haben, wird auf Ihrem PC-Bildschirm ein Word-Dokument zusammen mit dem Serienbrieffenster angezeigt. Die Registerkarte “Sendungen” wird geöffnet.

  • Sie können den Schritten des Assistenten folgen, indem Sie auf Zurück und Weiter tippen. Diese befinden sich im unteren Abschnitt des Serienbrieffensters.

Serienbrieffensters

  • Im 3. Schritt des Assistenten müssen Sie die Empfängerliste nicht erneut auswählen. Dies wurde bereits in Access festgelegt. Wenn Sie jedoch die endgültige Liste überprüfen möchten, klicken Sie auf Empfängerliste bearbeiten. Aus dem geöffneten Feld “Empfängerliste bearbeiten” können Sie problemlos einzelne Empfänger aus der Serienbriefzusammenführung entfernen, sortieren, einen Filter auf die Liste anwenden usw.
  • Im 4. Schritt des Assistenten müssen Sie den Brief schreiben (es sei denn, Sie arbeiten mit einem vorhandenen Dokument).
  • Verwenden Sie im 5. Schritt des Assistenten die Schaltflächen Zurück (<<) und Weiter (>>). Dadurch wird angezeigt, wie die Daten nach der Zusammenführung oder nach dem Drucken des Dokuments aussehen.
  • Tippen Sie im Assistentenschritt Nr. 6 auf die Option Drucken und wählen Sie die Druckoptionen nach Wunsch aus.
  • Jetzt ist es an der Zeit, das MS Word-Dokument zu speichern und dann zu schließen.

Lesen Sie auch: Wie konvertiere ich eine Access-Datenbank in eine Webanwendung?

Methode 3: Konvertieren eines Access-Berichts in ein Word-Dokument mit VBA

Eine andere Methode, mit der Sie versuchen können, einen Access-Bericht nach Word zu exportieren, besteht darin, VBA (Visual Basic for Applications) oder ein Makro im VBA-Editor auszuführen. Denken Sie jedoch daran, dass diese Methode mehr technische Kenntnisse in Codierung und Syntax erfordert, um Ihre Arbeit erfolgreich zu erledigen.

Befolgen Sie dazu die folgenden Anweisungen sorgfältig:

  • Öffnen Sie zunächst die Access-Datenbank >> drücken Sie gleichzeitig die Tasten ALT + F11, um einen VBA-Editor zu öffnen.
  • Gehen Sie dann zu Einfügen >> Modul, um ein VBA-Skript zum Exportieren der Datenbankberichte zu schreiben.

Einfügen >> Modul

  • Schreiben Sie nun den folgenden VBA-Code:

Sub ExportReportToWord()

Dim objWord As Object

Dim objDoc As Object

Dim reportName As String

Dim filePath As String

‘ Set the name of the report

reportName = “YourReportName”

‘ Set the file path

filePath = “C:\Path\To\Your\Document.docx”

‘ Create a new instance of Word

Set objWord = CreateObject(“Word.Application”)

objWord.Visible = True

‘ Create a new document

Set objDoc = objWord.Documents.Add

‘ Export the report to RTF

DoCmd.OutputTo acOutputReport, reportName, acFormatRTF, filePath

‘ Open the RTF file in Word

objDoc.Content.InsertFile filePath

‘ Save the document as a Word file

objDoc.SaveAs2 filePath, wdFormatDocumentDefault

‘ Close Word

objWord.Quit

‘ Cleanup

Set objDoc = Nothing

Set objWord = Nothing

MsgBox “Report exported to Word successfully.”

End Sub

  • Führen Sie abschließend den Code aus, um den Exportvorgang zu automatisieren.

Und fertig!

Zugehörige FAQs:

Können Sie den Zugriff auf Word freigeben?

Ja, die Access-Datenbank kann problemlos auf Word freigegeben werden.

Wie erteile ich Bearbeitungszugriff in Word?

Um Bearbeitungszugriff in Word zu erteilen, müssen Sie zu Datei > Info navigieren. Wählen Sie Dokument schützen >> Bearbeiten aktivieren.

Wie übertrage ich Daten von Microsoft Access nach Word?

Sie können Daten von Microsoft Access nach Word übertragen, indem Sie den integrierten Export-RTF-Dateiassistenten verwenden.

Lesen Sie auch: Eine Access-Datenbank zu SQL Server konvertieren oder migrieren

Fazit

Die Konvertierung eines Access-Berichts in ein Word-Dokument ermöglicht mehr Flexibilität bei der Bearbeitung und Formatierung. Wenn Sie die oben genannten Methoden befolgen, können Sie Ihre Daten erfolgreich von Access nach Word übertragen. Dieser Prozess ist besonders nützlich, um ausgefeilte und professionell aussehende Dokumente zu erstellen, die problemlos geteilt und gemeinsam bearbeitet werden können.

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Pearson Willey ist ein Website-Inhaltsschreiber und Langform-Inhaltsplaner. Daneben ist er auch ein begeisterter Leser. So weiß er sehr gut, wie man ansprechende Inhalte für Leser schreibt. Schreiben ist für ihn wie ein wachsender Vorteil. Er liebt es, sein Wissen in MS Access zu erkunden und technische Blogs zu teilen.