So konvertieren Sie Access bericht in PDF-Datei

Zusammenfassung:

In unserem heutigen Diskussionsthema geht es darum, wie Sie den Access-Bericht in eine PDF-Datei konvertieren. Außerdem erhalten Sie eine Vorstellung davon, wie Sie Access-Berichte in PDF importieren / exportieren und vieles mehr…!

Viele von Ihnen müssen MS Access zum Speichern mehrerer Ihrer Informationen verwendet haben. Wissen Sie jedoch, dass Sie Ihrer Access-Datenbank auch Dateien hinzufügen können? Nun, MS Access macht diese schwierige Aufgabe einfach, indem spezielle Anhangsfelder definiert werden, die komplexe Daten enthalten. Wenn Sie bereit sind, die PDF-Datei in der Access-Datenbank zu verwenden, lesen Sie diesen Beitrag.

Importieren Sie PDF-Dateien in die Access-Datenbank und exportieren Sie den Access-Bericht in mehrere PDF-Dateien.

So importieren Sie PDF-Dateien in Access-Datenbank

importieren Sie PDF-Dateien in Access-Datenbank

Sie können PDF-Datei in Access-Datenbank importieren, indem Sie sie einfach aus dem Anhangsfeld hinzufügen. Erfahren Sie, wie es geht. Hier werden wir dies in zwei Abschnitten durchführen, damit Sie es klarer verstehen können.

1: Durch Hinzufügen eines Anhangsfeldes

2: PDF zur Tabelle hinzufügen

Schritt 1: Durch Hinzufügen eines Anhangsfeldes

  1. Öffnen Sie zunächst Ihre MS Access-Datenbank und wechseln Sie anschließend zum Navigationsbereich.
  2. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die Zugriffstabelle, in der Sie Ihr PDF-Dokument hinzufügen müssen.
  3. Tippen Sie auf die Option “Entwurfsansicht”. Sie werden sehen, dass Access eine Tabelle mit dem Namen des Feldes anzeigt. Scrollen Sie zu dieser Tabelle und gehen Sie zu einer leeren Zeile ohne Feldnamen.
  4. Halten Sie den Mauszeiger auf die Feldname-Spalte dieser bestimmten Zeile. Weisen Sie anschließend diesem Anhangsfeld einen Namen zu. Angenommen, Sie möchten den Feldnamen PDF zur einfachen Identifizierung beibehalten und dort PDF eingeben.
  5. Direkt neben dem Namen, den Sie kürzlich zugewiesen haben, wird ein Dropdown-Menü des Datentyps angezeigt. Wählen Sie in diesem Dropdown-Menü den Datentyp “Anhang”. Drücken Sie anschließend “Strg + S”, um alle von Ihnen vorgenommenen Änderungen zu speichern.

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Schritt 2: PDF zur Tabelle hinzufügen

Nachdem Sie die Tabelle in der Datenbank erstellt haben, ist es Zeit, ein PDF-Dokument in die Access Database-Tabelle einzufügen.

  1. Tippen Sie in der Menüleiste Ihrer Access-Datenbank auf die Registerkarte “Ansicht”. Tippen Sie anschließend auf “Datenblattansicht”. Wenn Sie Ihre Tabelle in der Datenblattansicht behalten, können Sie die Daten in der Tabelle einfach aktualisieren.
  2. Kommen Sie nun zu der Zeile mit dem Datensatz, den Sie aktualisieren möchten. Angenommen, Sie müssen Ihr PDF-Dokument in die 20. Zeile einfügen und dann zu dieser Zeile scrollen.
  3. Gehen Sie zu dem Anhangsfeld, das Sie in Schritt 1 hinzugefügt haben. Tippen Sie nun doppelt auf dieses Feld, um das Dialogfeld Anhangsfenster zu öffnen.
  4. Klicken Sie auf die Option Hinzufügen. Dadurch wird das Fenster Datei auswählen geöffnet. In diesem Fenster können Sie Ihre PDF-Anhangsdatei auswählen.
  5. Nach der Auswahl der PDF-Datei, die Sie in Ihre Access-Tabelle aufnehmen möchten. Tippen Sie auf “Öffnen” und dann auf “OK”.

Sie werden sehen, dass Ihre PDF-Datei in die Zeile der von Ihnen ausgewählten Tabelle eingefügt wird.

So konvertieren Sie Access bericht in PDF

konvertieren Sie Access bericht in PDF

Nachdem Sie gelernt haben, wie Sie PDF-Datei in Access-Datenbank öffnen oder importieren. Es ist Zeit, mit unserem nächsten Abschnitt fortzufahren, d. H. Wie Sie den Access-Bericht in eine PDF-Datei konvertieren.

Hier ist der Schritt zum Konvertieren des Access-Berichts in eine PDF-Datei. Befolgen Sie es sorgfältig:

  • Öffnen Sie Ihren Access-Bericht.
  • Wechseln Sie anschließend zur Menüleiste der Access-Datenbank. Tippen Sie hier auf die Registerkarte Externe Daten und wählen Sie dann in der Gruppe Exportieren die Option PDF oder XPS.

konvertieren Sie Access bericht in PDF 1

  • Wählen Sie den Datei- oder Ordnerpfad aus, in dem Sie Ihre Access-PDF-Datei speichern möchten.
  • Tippen Sie anschließend auf Veröffentlichen.

konvertieren Sie Access bericht in PDF 2

  • Wenn Sie auf die Veröffentlichungsoption tippen, wird der Access-Bericht automatisch im PDF-Dateiformat geöffnet.

Alles erledigt…! Jetzt können Sie sehen, dass Ihr Access-Bericht erfolgreich in das PDF-Dateiformat konvertiert wurde.

Ist es nicht einfach …!

Wenn Sie diese Aufgabe regelmäßig ausführen müssen, wird es ziemlich irritierend, diesen manuellen Schritt auszuführen. Zu diesem Zeitpunkt benötigen Sie eine einfache Lösung. Mit nur einem Klick können Sie den Access-Bericht sofort in eine PDF-Datei exportieren.

In unserem nächsten Schritt lernen wir, wie Sie Access-Berichte mit VBA in PDF exportieren.

So exportieren Sie Access bericht über VBA in eine PDF-Datei

exportieren Sie Access bericht über VBA in eine PDF-Datei

In diesem Abschnitt meines Beitrags erfahren Sie, wie Sie eine VBA-Funktion entwerfen, mit der Sie den Access-Bericht mit nur einem Klick auf die Schaltfläche in eine PDF-Datei konvertieren können.

Jetzt müssen Sie nicht mehr jedes Mal in Ihrer Access-Menüleiste nachsehen, um Access-Bericht in PDF zu konvertieren.

Schritte zum Erstellen einer VBA-Funktion, mit der der Zugriffsbericht im PDF-Dateiformat gespeichert wird

  1. Fügen Sie Ihrem Bericht eine Befehlsschaltfläche hinzu

Versuchen Sie die folgende Methode, wenn Sie bereits einen Access-Bericht haben. Wenn dies nicht der Fall ist, machen Sie es zuerst.

Öffnen Sie die Entwurfsansicht der Access-Datenbank und fügen Sie eine Schaltfläche im Abschnitt “Berichtskopf” hinzu. Genau wie in der Abbildung gezeigt.

Fügen Sie Ihrem Bericht eine Befehlsschaltfläche hinzu

Weisen Sie den Namen dieser Schaltfläche als cmd_exportPDF zu. Führen Sie dazu folgende Schritte aus:

  1. Wählen Sie in der Entwurfsansicht die Schaltfläche.
  2. Drücken Sie die ALT + Eingabetaste auf Ihrer Tastatur, um das Eigenschaftenblatt zu öffnen.
  3. Tippen Sie nun auf die Registerkarte Andere und dann auf den Namen
  4. Danach müssen Sie Ihren Namenswert in diesen Wert ändern. cmd_exportPDF.

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  1. Fügen Sie Code für die Befehlsschaltfläche hinzu

Um den Code zu addieren, müssen Sie zunächst ein On_Click-Ereignis auf der Schaltfläche hinzufügen.

  1. Wenn Sie die obige cmd-Schaltfläche ausgewählt lassen, wechseln Sie erneut zum Eigenschaftenblatt.
  2. Tippen Sie auf das Ereignis
  3. Suchen Sie nach On Click und wählen Sie dann…
  4. Auf Ihrem Bildschirm wird ein Menü “Builder auswählen” angezeigt. Wählen Sie Code Builder und tippen Sie auf OK
  5. Danach wird der VBA-Editor auf Ihrem Bildschirm geöffnet.

Sie müssen nur den folgenden Code kopieren.

Denken Sie daran: Sie müssen die Werte für Dateiname und Ordnerpfad aktualisieren. Sie können im Kommentarbereich sehen, dass jeder ein Sternchen (*) hat.

Function FileExist(FileFullPath As String) As Boolean
Dim value As Boolean
value = False
If Dir(FileFullPath) <> “” Then
value = True
End If
FileExist = value
End Function

Private Sub cmd_exportPDF_Click()

Dim fileName As String, fldrPath As String, filePath As String
Dim answer As Integer

fileName = “Member Contact Details” ‘filename for PDF file*
fldrPath = “C:\Users\Jessica\Desktop\PDF Exports” ‘folder path where pdf file will be saved *

filePath = fldrPath & “\” & fileName & “.pdf”

‘check if file already exists
If FileExist(filePath) Then
answer = MsgBox(prompt:=”PDF file already exists: ” & vbNewLine & filePath & vbNewLine & vbNewLine & _
“Would you like to replace existing file?”, buttons:=vbYesNo, Title:=”Existing PDF File”)
If answer = vbNo Then Exit Sub
End If

On Error GoTo invalidFolderPath
DoCmd.OutputTo objecttype:=acOutputReport, objectName:=Me.Name, outputformat:=acFormatPDF, outputFile:=filePath

MsgBox prompt:=”PDF File exported to: ” & vbNewLine & filePath, buttons:=vbInformation, Title:=”Report Exported as PDF”
Exit Sub

invalidFolderPath:
MsgBox prompt:=”Error: Invalid folder path. Please update code.”, buttons:=vbCritical

End Sub

Diese Codezeilen werden:

  1. Überprüfen Sie, ob die PDF-Datei mit demselben Dateinamen bereits im angegebenen Ordner vorhanden ist.

Wenn es dort ist, wird eine Eingabeaufforderung angezeigt, in der Sie gefragt werden, ob die alte Datei durch die neue ersetzt werden soll. Dies wird auf Ihrem Bildschirm angezeigt.

Wenn Sie zu diesem Zeitpunkt die Option “Ja” auswählen, wird der PDF-Prozess zum Exportieren des Access-Berichts fortgesetzt. Wenn Sie die Option „Nein“ drücken, wird der Konvertierungsprozess gestoppt.

  1. Angenommen, Sie haben einen Ordnerpfad eingegeben, der nicht vorhanden ist. Zu diesem Zeitpunkt erhalten Sie eine Meldung zur Aktualisierung des im Code angegebenen Ordnerpfads. Der Export des Zugriffsberichts in PDF wird erst fortgesetzt, wenn er korrigiert wurde.
  2. Nach dem erfolgreichen Export des Access-Berichts erhalten Sie eine Meldung, dass “Ihre PDF-Datei jetzt erfolgreich gespeichert wurde”.

Jetzt ist es an der Zeit, Ihren Button zu testen.

Punkte, die man sich merken sollte Während Konvertieren Access berichts in  PDF-Datei

Konvertieren Access berichts in  PDF-Datei

Tipps:

  • Wenn Sie sich im Access Design-Modus befinden, können Sie jede Ihrer PDF-Dateien sehen, indem Sie zweimal auf das Feld mit der PDF-Datei tippen. Tippen Sie anschließend auf die Option “Öffnen”.
  • Auf dem Feld mit den Anhängen wird ein Büroklammersymbol angezeigt. Es wird auch die Anzahl der Anhänge in diesem bestimmten Feld angezeigt.
  • Nach dem Anhängen des Felds in der Tabelle ist es unmöglich, es in einen anderen Datentyp zu konvertieren. Löschen Sie dieses bestimmte Feld, wenn Sie es nicht benötigen.

Einpacken:

Jetzt müssen Sie genug Ahnung haben, wie Sie PDF-Dateien mit der Access-Datenbank verwenden können. Führen Sie daher mühelos alle Vorgänge zum Konvertieren, Importieren und Exportieren von PDF-Dateien in Ihre Access-Datenbank aus.

Wenn Sie feststellen, dass diese manuellen Schritte schwierig und schwierig sind, können Sie die Online-Konvertierung der Access-Datei in PDF mithilfe des Access in PDF online Konverter .

Wenn Sie diese Schritte in der Zwischenzeit ausführen und leider auf ein Problem stoßen, teilen Sie es uns mit. Damit ich Ihnen helfen kann, das zu beheben.

Haben Sie immer noch Probleme? Beheben Sie sie mit Stellar Repair for Access:

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  1. Herunterladen Sie Stellar Repair for Access mit der Bewertung Toll auf Cnet herunter.
  2. Klicken Sie auf die Option Browse und Search, um eine beschädigte Access-Datenbank zu finden.
  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Repair, um die Datenbankobjekte zu reparieren und in der Vorschau anzuzeigen.

Pearson Willey ist ein Website-Inhaltsschreiber und Langform-Inhaltsplaner. Daneben ist er auch ein begeisterter Leser. So weiß er sehr gut, wie man ansprechende Inhalte für Leser schreibt. Schreiben ist für ihn wie ein wachsender Vorteil. Er liebt es, sein Wissen in MS Access zu erkunden und technische Blogs zu teilen.