Wie importiere ich Daten aus Excel in Access? (Schritt-für-Schritt-Anleitung!)

Aufgrund des enormen Wachstums von Unternehmen ist es üblich, ihre Daten in einer Excel-Tabelle zu verwalten. Manchmal müssen Administratoren ihre Excel-Daten jedoch in eine Access-Datenbank importieren. Wenn Sie also Daten in einer Tabelle haben und erfahren möchten, wie Sie diese in einfachen Schritten von Excel nach Access importieren, lesen Sie diesen Beitrag.

Hier erfahren Sie alles über den Datenimport. Dieser Vorgang wird Ihren Datenbankzugriff deutlich verbessern und barrierefreier gestalten.

Datenimport aus Excel verstehen

Wenn Sie Daten aus einer oder mehreren Excel-Tabellen in Access speichern möchten, importieren Sie den Inhalt der Tabellen in eine neue oder bestehende Access-Datenbank. Beim Datenimport erstellt Access eine Kopie der Daten in einer neuen oder bestehenden Tabelle, ohne Änderungen am Excel-Quellarbeitsblatt vorzunehmen.

Wichtiger Hinweis:

• Es ist nicht möglich, eine Excel-Arbeitsmappe als Access-Datenbank zu speichern. Excel bietet keine Möglichkeit, aus Excel-Daten eine Access-Datenbank zu erstellen.
• Wenn Sie eine Excel-Arbeitsmappe in Access öffnen (ändern Sie im Dialogfeld „Datei öffnen“ das Listenfeld „Dateityp“ in „Microsoft Office Excel-Dateien“ und wählen Sie die gewünschte Datei aus), erstellt Access lediglich eine Verknüpfung zur Arbeitsmappe, importiert aber nicht deren Daten. Das Verknüpfen einer Arbeitsmappe unterscheidet sich grundlegend vom Importieren eines Arbeitsblatts in eine Datenbank.

Warum sollte ich Daten aus Excel in eine Access-Datenbank importieren?

Microsoft Excel eignet sich bekanntlich hervorragend für kleine Datensätze und schnelle Berechnungen. Bei zunehmenden Datenmengen wird es jedoch schwieriger, diese sinnvoll zu verwalten und aufzubewahren. Microsoft Access erleichtert das Organisieren, Filtern und Abfragen großer Datenmengen. Konvertieren Sie Excel-Daten daher am besten in Access, um mehr Kontrolle und Flexibilität zu erhalten.

Was ist vor der Datenkonvertierung in einer Excel-Datei zu tun?

Es ist sehr wichtig, dass Ihre Excel-Datei vor dem Import gut strukturiert ist. Folgendes sollten Sie tun:

1. Entfernen Sie leere Zeilen und Spalten.
2. Stellen Sie sicher, dass jede Spalte eine Überschrift hat.
3. Verwenden Sie eine einheitliche Formatierung für Datum, Zahlen und Text.
4. Speichern Sie die Datei in einem unterstützten Format wie .xlsx oder .xls.

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Wie importiere ich Daten aus Excel in Access?

Wenn Sie nicht wissen, wie Sie Excel in Access importieren, machen Sie sich keine Sorgen. Folgen Sie einfach den vollständigen Schritten, um zu erfahren, wie Sie Excel-Daten in Access importieren.

Schritt 1: Starten Sie den Excel-Importvorgang

• Öffnen Sie zunächst die Access-Datenbank, die die importierten Daten enthalten soll, und klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte „Externe Daten“.
• Die Schaltflächengruppe „Importieren und Verknüpfen“ wird im Menüband angezeigt. Jede Schaltfläche ist mit einem Assistenten verbunden, der Sie durch den Vorgang führt:

Dateiformate wie Excel, Access, ODBC-Datenbanken usw. haben eine eigene Schaltfläche. Über die Schaltfläche „Mehr“ können Sie auch andere gängige Dateiformate finden.

• Doppelklicken Sie auf das Excel-Symbol im Menüband der Gruppe „Importieren und Verknüpfen“, um den Excel-Importvorgang zu starten.

Schritt 2: Quelle und Ziel auswählen

• Das Dialogfeld „Externe Daten abrufen“ wird für das ausgewählte Dateiformat angezeigt.
• Klicken Sie hier auf die Suchoption, um nach der zu importierenden Datei zu suchen. Sobald Sie die richtige Datei gefunden haben, klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“.
• In der unteren Bildschirmhälfte wird Ihnen ein Importziel angezeigt.
• Wir müssen eine vorhandene Excel-Tabelle in eine neue Access-Datenbank importieren. Wählen Sie daher die Option „Quelldaten in eine neue Tabelle in der aktuellen Datenbank importieren“.

• Das Dialogfeld „Externe Daten abrufen“ bietet außerdem weitere Optionen:
• Verknüpfen Sie Ihre Datenbank mit einer Excel-Tabelle, damit Änderungen in der Quelltabelle auch in beiden Datenbanken übernommen werden.
• Importieren Sie Daten in eine vorhandene Datenbanktabelle.
• Klicken Sie nach Auswahl der richtigen Datei und Option auf „OK“, um fortzufahren.

Schritt 3: Auswahl der Datenspeicherung

In diesem Abschnitt wählen Sie die Methode der Datenspeicherung aus. Damit teilen Sie Access mit, ob die Daten importiert oder verknüpft werden sollen.

Schritt 4: Verbleibende Schritte abschließen

Befolgen Sie die Anweisungen sorgfältig und führen Sie die verbleibenden Schritte im Dialogfeld „Externe Daten abrufen“ aus. Klicken Sie abschließend auf „Fertig stellen“. Im schlimmsten Fall erhalten Sie eine importierte Tabelle voller Unsinn. Überprüfen Sie in diesem Fall das Format der Quelldatei.

Schritt 5: Benennen Sie Ihre Tabelle

Sie benötigen einen Namen für Access, der auf Ihre Tabelle verweist. Geben Sie diesen in das entsprechende Feld ein und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Schritt 6: Import speichern

Um den Import zu speichern, klicken Sie auf „Import speichern“. Durch Klicken auf diese Option wird der Importvorgang abgeschlossen und der Import für die zukünftige Verwendung gespeichert.

Das Kontrollkästchen befindet sich im letzten Bildschirm des Assistenten. Nachdem Sie es aktiviert haben, werden Sie aufgefordert, einen Namen für Ihren Import einzugeben. Wenn Sie diese Daten regelmäßig importieren, aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Outlook-Aufgabe erstellen“. Access richtet eine Outlook-Aufgabe mit einer Schaltfläche zum Ausführen der Aufgabe in Outlook ein.

Sie gelangen dann zurück zum Hauptbildschirm der Datenbank, wo Sie Ihre Daten durch einen Doppelklick auf den Tabellennamen im linken Bereich einsehen können. Herzlichen Glückwunsch! Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Daten aus Excel in Access importieren!

Lesen Sie auch: Wie konvertiere ich einen Access-Bericht in eine PDF-Datei?

Access-Datenbank mit Excel-Tabelle verknüpfen

Wenn Sie eine Access-Datenbank mit Daten in einem anderen Programm verknüpfen, können Sie die Abfrage- und Berichtsfunktionen von Access nutzen, ohne eine Kopie der Excel-Daten in Ihrer Datenbank zu speichern. Wenn Sie eine Access-Datenbank mit einem Excel-Arbeitsblatt verknüpfen, wird eine neue Tabelle erstellt, die mit den Quellzellen verknüpft ist.

Änderungen an der Quellzelle in Excel werden in der verknüpften Tabelle angezeigt. Sie können den Inhalt der entsprechenden Tabelle jedoch nicht in Access bearbeiten. Um Datenänderungen vorzunehmen, müssen Sie die Quelldatei ändern.

Wie verknüpft man eine Access-Datenbank mit einer Excel-Tabelle?

Wenn Sie Daten in Excel haben, können Sie diese ganz einfach in Ihre Access-Tabelle importieren. Dies ist möglich, indem Sie die Access-Datenbank mit einer Excel-Tabelle verknüpfen. Angenommen, Sie haben eine kleine Datenbank in Excel, wie in der Abbildung dargestellt:

1. Öffnen Sie zunächst Ihre Access-Datenbank und suchen Sie den Import-/Verknüpfungsassistenten in Ihrer jeweiligen Access-Datenbank. Der Speicherort dieses Assistenten kann in den verschiedenen Access-Versionen unterschiedlich sein.

• Tippen Sie in der neuesten Version des Office 365-Abonnements von Access auf der Registerkarte „Externe Daten“ in der Gruppe „Importieren und Verknüpfen“ auf „Neue Datenquelle“ > „Aus Datei“ > „Excel“.
• Wenn Sie Access 2016, Access 2013 oder Access 2010 verwenden, tippen Sie auf der Registerkarte „Externe Daten“ in der Gruppe „Importieren und Verknüpfen“ auf die Option „Excel“.
• Wenn Sie Access 2007 verwenden, tippen Sie auf der Registerkarte „Externe Daten“ in der Gruppe „Importieren“ auf die Option „Excel“.

2. Geben Sie im Dialogfeld “Externe Daten abrufen – Excel-Tabelle” im Feld „Dateiname“ den Namen der Excel-Quelldatei an.
3. Wählen Sie die Verknüpfung zur Datenquelle durch Erstellen einer verknüpften Tabelle und klicken Sie anschließend auf „OK“.

Der Assistent zum Verknüpfen von Tabellen wird gestartet und unterstützt Sie durch den gesamten Verknüpfungsprozess.

4. Wählen Sie auf der geöffneten Seite des Assistenten das Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich aus und tippen Sie auf „Weiter“.

4. Wenn die erste Zeile des Quellarbeitsblatts oder -bereichs Feldnamen enthält, wählen Sie „Erste Zeile enthält Spaltenüberschriften“. Access verwendet diese Spaltenüberschriften zur Benennung der Felder in der Tabelle. Enthält der Spaltenname bestimmte Sonderzeichen, kann er nicht als Feldname in Access verwendet werden. In diesem Fall wird eine Fehlermeldung angezeigt, die Sie darüber informiert, dass Access den Feldern einen gültigen Namen zuweist. Klicken Sie auf „OK“, um fortzufahren.

4. Weisen Sie abschließend den verknüpften Tabellen Namen zu und klicken Sie auf „Fertig“. Wenn der Tabellenname bereits vorhanden ist, werden Sie aufgefordert, die vorhandene Tabelle oder Abfrage zu überschreiben. Sie können auf die Option „Überschreiben“ tippen, wenn Sie die vorhandene Tabelle oder Abfrage überschreiben möchten. Klicken Sie auf „Ja“, um die Tabelle oder Abfrage zu überschreiben, oder wählen Sie „Nein“ und weisen Sie eine andere Option zu.

4. Access erstellt die verknüpfte Tabelle. Wenn der Vorgang erfolgreich war, zeigt Access die Meldung an, dass die Tabellenverknüpfung abgeschlossen ist. Öffnen Sie die verknüpfte Tabelle und überprüfen Sie die Felder und Daten, um sicherzustellen, dass alle Felder die richtigen Daten enthalten.

Sollten Sie auf fehlerhafte Werte oder falsche Daten stoßen, müssen Sie die Quelldaten beheben.

Lesen Sie auch: Wie konvertiere ich MS Access in eine Webanwendung?

Häufig gestellte Fragen:

Wie verwende ich Access- und Excel-Daten am besten gemeinsam?

Die Verknüpfung eines Excel-Arbeitsblatts mit einer Access-Tabelle ist die beste Möglichkeit, Access- und Excel-Daten gemeinsam zu verwenden.

Kann ich eine Excel-Tabelle mit einer Access-Datenbank verknüpfen?

Ja, Sie können eine Excel-Tabelle definitiv mit einer Access-Datenbank verknüpfen. Navigieren Sie dazu zur Registerkarte „Externe Daten“ >> in der Gruppe „Importieren & Verknüpfen“ >> klicken Sie auf die Option „Neue Datenquelle“ > „Aus Datei“ > wählen Sie „Excel“.

Was eignet sich besser für Datenbanken, Excel oder Access?

MS Excel eignet sich am besten für die Datenvisualisierung, komplexe Berechnungen und die Analyse kleinerer, einfacher Datensätze. MS hingegen unterstützt die Verwaltung und Speicherung großer Mengen strukturierter Daten und ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff und die Wahrung der Datenintegrität über relationale Datenbankformulare und -berichte.

Wie füge ich Daten aus Excel mit VBA in eine Access-Datenbank ein?

Um Daten aus Excel mit VBA in eine Access-Datenbank einzufügen, führen Sie die folgenden Schritte aus:

• Erstellen und öffnen Sie eine Verbindung zu einer Access-Datenbank.
• Erstellen und öffnen Sie anschließend einen Datensatz mit den Tabellendaten.
• Durchlaufen Sie die Excel-Tabellendaten und fügen Sie sie Zeile für Zeile dem Datensatz hinzu.
• Öffnen Sie anschließend den VBA-Editor und aktualisieren Sie den Datensatz Zeile für Zeile.
• Schließen Sie Datensatz und Verbindung.

Zusammenfassung

Der Import von Daten aus Excel nach Access ist einfach und äußerst hilfreich. Mit den oben genannten Schritten können Sie Excel jedoch in eine Access-Datenbank importieren und Ihren Workflow optimieren. MS Access verbessert die Datenverwaltung und macht Analysen effizienter.

Wichtig: Nutzen Sie beide Tools zusammen, um das Beste aus Tabellenkalkulationen und Datenbanken herauszuholen.

Pearson Willey

Pearson Willey ist ein Website-Inhaltsschreiber und Langform-Inhaltsplaner. Daneben ist er auch ein begeisterter Leser. So weiß er sehr gut, wie man ansprechende Inhalte für Leser schreibt. Schreiben ist für ihn wie ein wachsender Vorteil. Er liebt es, sein Wissen in MS Access zu erkunden und technische Blogs zu teilen.