Wie man Validierungsregel in MS Access 2016 verwenden

Mit Microsoft Access kann der Benutzer die Dateneingabe mithilfe der leistungsstarken Funktion “Validierungsregel” überprüfen, um Fehlermeldungen bei der Dateneingabe zu vermeiden. Darüber hinaus können Benutzer bei ungültiger Dateneingabe eine Fehlermeldung anzeigen.

Durch das Schreiben einfach und leicht Ausdrücke in Access Validierung Felder Benutzer können Dateneinträge aus verschiedenen Bereichen organisieren und Validierungsregeln auf sie anwenden.

Wenn Sie keine Ahnung haben, wie die Validierungsregel in MS Access 2010/2013/2016/2019 verwendet werden soll , müssen Sie sich auch keine Sorgen machen…! Gehen Sie einfach diesen Beitrag durch.

Da dieser Beitrag finden Ihnen die kompletten Informationen beschreiben MS Access Validierungsregel, Beispiel, Typen usw. erforscht auch einfache Möglichkeiten , Feldgültigkeitsregel, Rekord Gültigkeitsregel, fügen Gültigkeitsregel zu einem Steuerelement auf einem Formular, einen Tisch und vieles mehr zu erstellen … .!

Grundlegendes zur MS Access-Validierungsregel:

Die MS Access-Validierungsregel ist eine der besten Optionen, um Dateneingabefehler zu vermeiden. Die Validierungsregel für Zugriffsdaten überprüft die einfügenden Daten tatsächlich, indem sie bestimmte Regeln anwendet. Wenn Ihre eingegebenen Daten nicht den für dieses Feld angewendeten Kriterien entsprechen, wird eine Fehlermeldung angezeigt und Ihre Daten werden zurückgewiesen.

Datenüberprüfungsregeln eignen sich hervorragend für Zahlen-, Zeit- / Datumsfelder und Währungen. Sie können aber auch eine Validierungsregel für die Texteingaben erstellen. Das Ausführen einer solchen Aufgabe kann komplex sein, vor allem wenn Sie bereit sind, auf viele Textvariablen zu testen.

Was ist die Notwendigkeit der Verwendung der MS Access-Validierungsregel?

Die Microsoft Access- Validierungsregel hilft beim Einschränken oder Steuern der Benutzereingaben im Tabellenfeld. Man kann es als eine Reihe von Ebenen betrachten, die sicherstellen, dass die vom Benutzer eingegebenen Daten angemessen sind.

MS Access bietet Ihnen verschiedene Optionen wie Datentypen, Feldgrößen, Tabelleneigenschaften und Eingabemasken zur Validierung der Daten. Von diesen ermöglichen Tabelleneigenschaften einen sehr präzisen und genauen Datenvalidierungstyp.

Eine Möglichkeit besteht darin, die erforderliche Eigenschaft auf die Option YES zu setzen, die die Benutzer dazu zwingt, nur in dieses bestimmte Feld einen Wert einzugeben.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Eigenschaft Validierungsregel zu verwenden, für die bestimmte Werte und die Eigenschaft Validierungstext erforderlich sind , um einfache Fehlerwarnungen zu erhalten.

Beispiel : Angenommen, Sie legen in der Eigenschaft “Zugriffsüberprüfungsregel” eine Regel wie diese > 40 und <100 fest . Dadurch wird der Benutzer gezwungen, Werte zwischen 40 und 100 einzufügen

Alles in allem hilft die Eigenschaft MS Access Validation Text dem Benutzer, auf einfache Weise zu überprüfen, wo der Fehler aufgetreten ist und wie er behoben werden kann. zB . Der Validierungstext in dieser Bedingung muss wie folgt lauten: “Werte zwischen 40 und 100 einfügen”.

Beispiele für die Datenvalidierung:

Validierungsregel	Beschreibung
<100	Muss kleiner als 100 sein.
<= 100	Muss kleiner oder gleich 100 sein.
Zwischen 1 und 10	Muss zwischen 1 und 10 liegen.
0	Darf nicht gleich 0 sein.
<01.01.95	Muss ein Datum vor dem 1.1.95 sein.
> = Datum ()	Muss das heutige Datum oder später sein.
<= Datum ()	Muss das heutige Datum oder früher sein.
“Geschäft” oder “Vergnügen” oder “Andere”	Muss “Business” oder “Pleasure” oder “Other” sein.
Mögen “??”	Muss zwei Zeichen haben.
Mögen “####”	Muss vier Zahlen haben.

Arten von Validierungsregeln im Access

Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Access überprüfungsregeln. Lassen Sie uns nacheinander über jeden von ihnen diskutieren:

• Feldvalidierungsregeln:

Diese spezielle Art von Zugriffsüberprüfungsregeln überprüft den im Feld eingegebenen Wert und verhindert, dass Sie das Feld verlassen, bis das Problem behoben ist.

Beispiel : Angenommen, Sie verwenden ein Datumsfeld, in dem Sie in der Eigenschaft Validierungsregel dieses bestimmten Felds> = # 01/01/2010 # Kriterien festgelegt haben . Jetzt müssen Sie Daten entweder am oder nach dem 1. Januar 2010 eingeben.

Hauptsächlich gibt es zwei Felder, die sich auf Feldvalidierungsregeln beziehen. Diese sind wie folgt:

1. Feld Validierungsregel

Diese Option wird verwendet, um Anforderungen für Daten anzugeben, die in das Feld eingefügt werden.

2. Validierungstextfeld

Mit dieser Option kann der Benutzer die Warnmeldung zuweisen, die dem Benutzer angezeigt wird. Die Nachricht wird angezeigt, wenn Daten gegen die vom Benutzer eingegebene Validierungsregel verstoßen.

• record Validierungsregeln:

Diese Datensatzvalidierungsregel wird verwendet, um Daten beim Speichern eines Datensatzes zu steuern.

Im Gegensatz zu den oben genannten Feldvalidierungsregeln kann der Benutzer bei Verwendung der Datensatzvalidierungsregeln auf einige andere Felder verweisen, die in genau derselben Tabelle vorhanden sind.

Im Allgemeinen werden die Datensatzvalidierungsregeln erstellt, wenn ein Benutzer die in einem Feld vorhandenen Werte mit den Werten eines anderen überprüfen muss.

Beispiel : Angenommen, Sie müssen ein Produkt innerhalb von 30 Tagen versenden. Wenn Sie es nicht in dieser Zeit versenden, müssen Sie den Teil des Selbstkostenpreises des Produkts an die Kunden zurückerstatten.

In diesem Fall definieren Sie die Datensatzvalidierungsregel wie folgt : [ Erforderliches Datum ] < = [ Bestelldatum ] +30 , um sicherzustellen, dass kein Benutzer das Versanddatum zu spät in der Zukunft eingibt .

Wie Zur Verwendung Validierungsregeln in Access?

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die beiden oben genannten Arten von Zugriffsvalidierungsregeln verwenden, dh Feldvalidierungsregeln und Datensatzvalidierungsregeln.

Wie verwende ich Feldvalidierungsregeln?

Erstellen Sie eine Feldvalidierungsregel

1. Wählen Sie zunächst das Feld aus, das Sie validieren möchten.
2. Gehen Sie nun auf der Registerkarte Felder in die Gruppe Feldvalidierung und tippen Sie auf die Option Validierung. Tippen Sie anschließend auf Datensatzvalidierungsregel Option.
3. Verwenden Sie den Ausdrucksgenerator zum Erstellen von Regeln.

Hier erhalten Sie vollständige Informationen Wie man Verwenden Sie die Ausdrucks-Generator In Access. 

Erstellen Sie eine Nachricht Benachrichtigung , um Anzeige für ungültige Dateneingabe Im Feld

1. Wählen Sie das Feld aus, in dem eine Meldung für eine ungültige Dateneingabe angezeigt werden muss. Das Feld muss bereits eine vorherige Validierungsregel enthalten.
2. Gehen Sie nun auf der Registerkarte Felder in die Gruppe Feldvalidierung und tippen Sie auf die Option Validierung . Tippen Sie anschließend auf die Option Feldvalidierungsnachricht .
3. Geben Sie nun die am besten geeignete Nachricht ein, die Sie anzeigen möchten. Angenommen, Sie haben eine Validierungsregel wie diese ” > 10″ zugewiesen . Dann muss die Nachrichtendeklaration wie folgt lauten: “Geben Sie einen beliebigen Wert unter 10 ein.”

Wie verwende ich Regeln zur Datensatzvalidierung ?

Erstellen Sie eine Datensatzvalidierungsregel

1. Öffnen Sie zunächst die Tabelle, in der Sie die Datensätze validieren müssen.
2. Gehen Sie nun auf der Registerkarte Felder in die Gruppe Feldvalidierung und tippen Sie auf die Option Validierung . Tippen Sie anschließend auf die Option Regel zur Datensatzüberprüfung .
3. Wenn Sie auf die obige Option tippen, wird das Dialogfeld “Ausdrucksgenerator” zum Schreiben der Validierungsregel geöffnet .

Erstellen Sie eine Nachricht, die für ungültige Datensatzeingaben angezeigt werden soll

1. Open Access-Datenbanktabelle, in der Sie eine Nachrichtenwarnung zur Eingabe ungültiger Daten anzeigen möchten. Die Tabelle muss zuvor eine Validierungsregel für Datensätze erstellt haben . Wenn dies nicht der Fall ist, erstellen Sie es zuerst, wie im obigen Abschnitt gezeigt.
2. Durch Tippen auf die Option Felder in der Multifunktionsleiste gelangen Sie zum Gruppennamen ” Feldvalidierung”. Tippen Sie in dieser Gruppe auf den Dropdown-Pfeil Validierung . Tippen Sie anschließend auf  Validierungsnachricht aufzeichnen
3. Jetzt ist es Zeit, die entsprechende Nachricht einzugeben. Wenn im Falle der Gültigkeitsregel wie dies [ Startdate ] < [ EndDate ] dann muss die Nachricht sein , wie „ Startdatum muss vorangehen EndDate .“

Wo Sie können Verwenden Sie Validierungsregeln In Access 2016?

Der Benutzer kann die Access überprüfungsregel für Steuerelemente in Formularen und für Tabellenfelder definieren. Wenn Sie Validierungsregeln für Tabellen definieren, gelten diese Regeln zum Zeitpunkt des Datenimports. Öffnen Sie zum Hinzufügen von Validierungsregeln zu einer Tabelle einfach die Tabelle und verwenden Sie die Befehle auf der Registerkarte Felder .

Öffnen Sie zum Hinzufügen einer Validierungsregel zu einem Formular zunächst Ihr Access formular in der Layoutansicht. Fügen Sie anschließend Regeln zu den Eigenschaften der einzelnen Steuerelemente hinzu.

Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie einer Tabelle und den Steuerelementen in Formularen Validierungsregeln hinzufügen.

Wie man Hinzufügen einer Validierungsregel zu einer Tabelle

Starten Sie Ihre jeweilige Access 2010/2013/2016-Anwendung. Öffnen Sie anschließend die Tabelle, auf die Sie die Access überprüfungsregel anwenden möchten.

Jetzt müssen Sie das Feld auswählen, auf das Sie die Feldvalidierung anwenden möchten. Hier in der gezeigten Abbildung wenden wir die Feldvalidierungsregel auf die Spalte Markierungen an.

Tippen Sie auf die Registerkarte Felder in der Menüleiste. Danach sehen Sie ein Feldvalidierungsregel, in dem ein Dropdown- Menü Validierung vorhanden ist.

Wählen Sie im Dropdown-Menü die Option Validierungsregel, um einen Validierungsausdruck zu schreiben.

Wenn Sie auf diese Option tippen, wird das Dialogfeld Ausdrucksgenerator geöffnet . Hier können Sie einen Ausdruck zur Validierung der Feldeinträge schreiben. 

Hier betrachten wir die Bedingung, dass der gesamte Kurs insgesamt 100 Punkte enthält, die erzielten Punkte jedoch niedriger als 100 sein müssen.

Syntax

[ Feldname ] < Numerischer_Wert

Nun schreiben wir einen einfachen Ausdruck zum Überprüfen des Markierungsfeldes, wie in der Abbildung gezeigt.

Innerhalb des Ausdruckselements, der Werte und der Kategorien sind mehrere Ausdrücke vorhanden, die Sie problemlos auf das ausgewählte Feld anwenden können. 

Hier schreiben wir die Formel,

[marks] <100

Tippen Sie auf OK , um es erfolgreich anzuwenden. 

Jetzt schreiben wir eine Nachricht, die angezeigt wird, um die oben geltende Bedingung zu klären.

Dazu brauchen Sie nur um zu gehen Felder Registerkarte und der Validierung Option tippen auf die Feldprüfung der Nachricht Option.

Geben Sie nun eine Nachricht ein, die Sie anzeigen möchten, wenn jemand ungültige Daten eingibt. Tippen Sie auf die Option OK, um fortzufahren.  

Ihre eingegebene Validierungsnachricht wird angezeigt, wenn ungültige Daten in die Tabelle eingegeben werden. Auf diese Weise können Sie keine Dateneingabefehler machen.

Wie Um Gültigkeitsregel auf ein Steuerelement in einem Formular hinzufügen

Nun können Sie Gebrauch machen Validation Text Eigentum und Gültigkeitsregel Eigenschaft der Formularsteuerung für das Hinzufügen von Gültigkeitsregel auf jede Form oder Kontrolle. Dies hilft Ihnen letztendlich dabei, Eingabedaten für dieses bestimmte Steuerelement zu validieren, und beschränkt den Benutzer auch darauf, ungültige Daten einzufügen.

Hinweis: Wenn Sie mithilfe der Formularbefehle in der Menüleiste automatisch ein Formular über die Tabelle erstellen, wird die Validierungsregel für die in dieser bestimmten Tabelle vorhandenen Felder festgelegt.

Nun, ein Steuerelement kann mehrere Validierungsregeln für die Tabellenfelder und für das gebundene Steuerelement haben. Es ist sehr hilfreich, wenn jemand im Vergleich zur Tabelle restriktivere Regeln festlegen möchte. Zunächst müssen Sie die Formularregel anwenden und anschließend die Tabellenregel festlegen. Wenn die Zugriffstabelle im Vergleich zum Formular sehr restriktiv ist, haben Regeln, die für das Tabellenfeld definiert sind, Vorrang.

Wenn sich sowohl die Formregel als auch die Tabelle gegenseitig ausschließen, können Sie keine Daten eingeben.

Beispiel : Angenommen, Sie wenden die folgende Regel auf das Datumsfeld der Tabelle an:

<# 01/01/2010 #

Danach wenden Sie jedoch dieselbe Regel auf die Formularsteuerung an, die an das Datumsfeld gebunden ist:

> = # 01/01/2010 #

Jetzt benötigt das Datumsfeld Werte vor dem Jahr 2010, aber hier benötigt Ihr Formularsteuerelement Datumsangaben für das Jahr oder nach dem Jahr 2010. Aus diesem Grund können Sie keine ungültigen Daten eingeben.

Fazit:

Validierungsregeln sind eine nützliche Funktion von Access, da sie die Eingabe ungültiger Daten in Ihre Tabellen einschränken. Es ist jedoch nicht möglich, immer ungültige Dinge zu blockieren.

Verwenden Sie diese einprägsame MS Access-Funktion, um Validierungsregeln in Ihre Access-Datenbank aufzunehmen und Dateneingabefehler zu vermeiden. Wenn Sie zu irgendeinem Zeitpunkt auf ein Problem bei der Anwendung der Validierungsregeln in Access 2016 stoßen, teilen Sie uns Ihr Problem in unserem FAQ Bereich mit. Wir werden Ihnen sofort helfen, eine Lösung zur Behebung des Problems bereitzustellen.