Beste Möglichkeiten zum Migrieren von Daten zwischen Access Datenbank & SharePoint Effektively

ZUSAMMENFASSUNG:

Im heutigen Thema werden wir einen sehr wichtigen Aspekt der Access-Datenbank und von SharePoint diskutieren, z. B. das Importieren / Exportieren / Veröffentlichen der Access-Datenbank in SharePoint. Gehen Sie also den gesamten Beitrag durch, um die Vorteile und die Notwendigkeit zu erfahren, die dies erfordert. Und vor allem, wie Sie Access-Datenbanken in SharePoint konvertieren, verschieben und veröffentlichen.

MS Access-Datenbank und SharePoint:

SharePoint ist im Grunde ein von Microsoft vorgeschlagenes Tool für die Zusammenarbeit und Verwaltung von Dokumenten. Dieses Inhaltsverwaltungssystem besteht aus einer Reihe von Technologien mit kompakter Integration in Office 365 und praktischen Funktionen für die Dokumentenverwaltung.

Mit Access 2010/2013/2016/2019 und Access-Diensten auf SharePoint können problemlos Webdatenbankanwendungen erstellt werden. Letztendlich wird diese Anwendung Ihnen helfen, die folgenden Aufgaben auszuführen.

  • Um einen sicheren Zugang zu Ihren Daten zu haben.
  • Teilen Sie Daten über das Internet oder an eine Organisation.
  • Erstellen einer Datenbankanwendung, für deren Verwendung keine MS Access-Anwendung erforderlich ist.

Access 2010/2013/2016/2019 und Access Services bieten eine Plattform zum Erstellen von Datenbanken, die Sie auf SharePoint-Websites verwenden können.

Mit Access-Datenbank und Access-Diensten können Sie Webdatenbanken entwerfen und veröffentlichen. Benutzer, die bereits ein Konto auf der SharePoint-Website haben, können die Webdatenbank im Webbrowser verwenden.

Was sind die Vorteile der Verknüpfung von Access-Datenbank und SharePoint?

Bevor Sie Access-Datenbank daten nach SharePoint verschieben, müssen Sie wissen, welche Vorteile dies hat.

Daten aus dem Papierkorb abrufen

Auf einer SharePoint-Website können Sie ganz einfach nach Datensätzen und Daten suchen, die versehentlich gelöscht wurden.

SchnellStarten:

Sie müssen sich nicht viel Mühe geben, um die Liste auf der SharePoint-Website anzuzeigen. Im Schnellstart müssen Sie nur auf Alle Websiteinhalte anzeigen klicken.

Offline arbeiten :

Sie können die Access-Datenbank verwenden, um offline mit verknüpften Daten von SharePoint-Listen zu arbeiten. Diese Funktion eignet sich hervorragend, um fehlerfrei zu arbeiten, auch wenn auf SharePoint nicht zugegriffen werden kann.

Synchronisieren Sie nach Verfügbarkeit von SharePoint alle Ihre Änderungen und lösen Sie Konflikte jeglicher Art.

Problem verfolgung

Die Problem verfolgung-Vorlage für den Zugriff interagiert direkt mit der Problem verfolgung-Liste der SharePoint-Site.

Verwalten von SharePoint-Listenberechtigungen:

Sie können SharePoint-Berechtigungen für verknüpfte Listen überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie nicht versehentlich auf private Daten zugreifen. In SharePoint können Sie verschiedene Berechtigungsstufen festlegen. Nun haben Sie die Möglichkeit, Benutzern die Zugriffsberechtigung zu erteilen.

Bulk Bearbeitung:

Wenn Sie mehrere Änderungen an der Datenliste vornehmen müssen, z. B. viele Kommentare einfügen, die Statusfelder abrufen und die Daten auf den neuesten Stand bringen. Alle diese Massenbearbeitungsaufgaben sind in Access so einfach durchzuführen.

Berichtsverteilung:

Wenn Sie Access zum Erstellen von Berichten verwenden, die in verknüpften Listendaten vorhanden sind. Um diese Berichte allgemein als PDF-Datei freizugeben, exportieren Sie sie einfach in die SharePoint-Bibliothek. Diese SharePoint-Bibliothek dient als Berichtcenter. Außerdem wird die PDF-Datei in Adobe Acrobat Reader zum einfachen Suchen, Blättern und Lesen geöffnet.

Verwenden Sie SharePoint, um eine Access-Tabelle zu erstellen:

Sie können die Access-Tabelle verwenden, die auf einer SharePoint-Liste basiert. Auf diese einfache und bequeme Weise können Sie Tabellen mit ähnlichen Aufgabenbereichen, Ereignissen, Problemen und Kontaktlisten erstellen. Access erstellt eine entsprechende Tabelle mit dem Namen UserInfo.

gemeinsam Szenarien für die Verwendung von Access Database To Sharepoint List

Im Folgenden werden einige häufige Szenarien beschrieben, in denen Sie Access-Datenbanken in eine SharePoint-Liste importieren / exportieren müssen.

  • Wenn Ihre Abteilung die Access-Datenbank für Berichte und Abfragen verwendet. Verwenden von SharePoint für die Teamkommunikation und -zusammenarbeit. Durch die gute Verknüpfung dieser beiden Anwendungen können sowohl SharePoint- als auch Access-Datenbankbenutzer Daten ändern. So können Sie immer mit aktualisierten Daten arbeiten.
  • Sie haben zuvor die Access-Datenbank verwendet und müssen jetzt SharePoint verwenden. Sie haben mehrere Ihrer Daten und verknüpften Tabellen von Ihrer Access-Datenbank auf eine SharePoint-Website verschoben. Nach dem Verknüpfen dieser Anwendungen müssen Sie keine lokalen Tabellen erstellen. Sie müssen nur SharePoint-Listen erstellen und diese Listen aus Ihren jeweiligen Datenbanken verknüpfen.
  • Wenn Sie mit den SharePoint-Websites fortfahren müssen, um Ihre Liste zu speichern, aber auch mit aktualisierten Daten arbeiten müssen, die in Access vorhanden sind, um Berichte zu drucken und Abfragen auszuführen.

Wie man Importieren SharePoint-Liste zu Access Datenbank

Wie man Importieren SharePoint-Liste zu Access Datenbank

Mit der Importoption können Sie Importaufgaben in Zukunft erneut ausführen, ohne jedes Mal die vollständigen Schritte des Importassistenten durchlaufen zu müssen.

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Warum müssen Sie SharePoint-Liste zu Access-Datenbank importieren?

Einige häufige Gründe für den Import der SharePoint-Liste in die Access-Datenbank:

Angenommen, Sie möchten die Daten dauerhaft von der SharePoint-Liste in die Access-Datenbank verschieben. In diesem Fall müssen Sie die Liste in Access importieren und anschließend die SharePoint-Liste löschen.

Die Abteilung, in der Sie arbeiten, verwendet Access, aber Sie werden darauf hingewiesen, die SharePoint-Liste zum Zusammenführen Ihrer Daten in einer einzigen Datenbank zu verwenden.

Schritte zum Importieren der SharePoint-Liste zu Access-Datenbank

  1. Zunächst müssen Sie Ihre Access-Datenbank öffnen, in der Sie die importierten Daten aufbewahren möchten. Wenn Sie jedoch keine Daten in einer zuvor vorhandenen Datenbank speichern müssen, erstellen Sie eine leere Datenbank.
  2. Abhängig von der Access-Datenbankversion, die Sie verwenden, unterscheidet sich der Speicherort des Import- / Verknüpfungs text-Assistenten möglicherweise geringfügig. Überprüfen Sie die Schritte entsprechend Ihrer Access-Datenbank version:

Für Benutzer von Office 365 oder Access 2019:

  • Wechseln Sie zur Registerkarte Externe Daten und wählen Sie die Gruppe Importieren & Verknüpfen aus. Tippen Sie auf Neue Datenquelle> Aus Onlinediensten> SharePoint-Liste

Für Access 2016/2013/2010-Benutzer:

  • Gehen Sie zur Registerkarte Externe Daten und wählen Sie die Gruppe Importieren & Verknüpfen.> Tippen Sie auf die Schaltfläche Mehr. Dadurch wird ein Dropdown-Menü geöffnet. Wählen Sie die SharePoint-Liste.
  1. Nachdem Sie die obigen Schritte ausgeführt haben, wird das Dialogfeld Externe Daten abrufen – SharePoint-Site auf Ihrem Bildschirm geöffnet.
  2. Sie müssen die Adresse der Quellwebsite im geöffneten Assistentenfeld angeben.
  3. Wählen Sie in der aktuellen Datenbankoption Quelldaten in eine neue Tabelle importieren und tippen Sie dann auf Weiter
  4. Der Assistent zeigt eine Liste an. Wählen Sie aus dieser Liste die Liste aus, die Sie importieren möchten.
  5. Wählen Sie in der Spalte Zu importierende Elemente die Ansicht aus, die Sie für jede ausgewählte Liste anwenden möchten.
  6. Das Kontrollkästchen mit der Bezeichnung Anzeigewerte anstelle von IDs für Felder importieren, in denen in anderen Listensteuerelementen gespeicherte Werte nachgeschlagen werden, bietet die folgenden beiden Aufgaben:
  • Wenn Sie das Kontrollkästchen aktivieren, können Sie die Werte als Teil des Felds selbst importieren.
  • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Zielfeld, um andere Tabellen auf Werte zu überprüfen. Dadurch werden die IDs der Anzeigewertzeilen in das Zielfeld kopiert. Tatsächlich sind IDs für die korrekte Definition des Nachschlagefelds im Zugriff sehr wichtig.
  1. Beim Tippen Sie zuletzt auf OK

Jetzt sehen Sie, dass die Access-Datenbank vollständig aus Ihrer SharePoint-Liste importiert wird. Danach wird der Status des ausgeführten Vorgangs auf der Abschlussseite des Assistenten angezeigt.

Wenn Sie die Importschritte in Zukunft erneut ausführen müssen. Dann müssen Sie nur noch die Details als Importspezifikation speichern. Die Access-Datenbank überschreibt keine Tabelle, die bereits im Rahmen des Importvorgangs in der Datenbank vorhanden ist. Sie können den Inhalt der Liste oder der Ansicht auch nicht an eine vorhandene Tabelle anhängen.

Wie zu exportiere Access-Datenbank zu Sharepoint-Liste?

Wie zu exportiere Access-Datenbank zu Sharepoint-Liste?

Das Verschieben von Access-Daten nach SharePoint ist die beste Möglichkeit, eine Back-End-Datenbank zu erstellen. In diesem speziellen Fall werden die Daten jedoch in SharePoint-Listen gespeichert. Während Front-End weiterhin die Zugriffsdatenbank ist, können Sie sie genauso bereitstellen, wie Sie die Datenbank aufgeteilt haben.

Wenn dies möglich ist, verschiebt der Assistent zum Exportieren von Tabellen in SharePoint die Daten in Listen auf der SharePoint- Webseite. Je nach Größe und Kapazität der Datenbank können die Anzahl der Objekte und die Systemleistung beeinträchtigt werden. Wenn Sie den Vorgang stoppen möchten, tippen Sie auf die Option Stopp.

Dieser Assistent erstellt eine Sicherungskopie Ihrer Datenbank. In der Access-Datenbank wird aus der Tabelle ein Link zu den Listen erstellt. So ist es jetzt ganz einfach, die Daten auf der SharePoint-Website zu überprüfen, während Sie an Access arbeiten. Wenn ein Problem auftritt, meldet der Assistent zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint das Problem sofort und speichert es in Ihrer Access-Datenbank wie eine Protokolltabelle.

Hinweis:

Wenn Sie ein Benutzer von Access 2007 sind, wird der Assistent zum Exportieren von Tabellen in SharePoint als Assistent zum Verschieben in SharePoint-Websites bezeichnet. In SharePoint-Listen wird keine referenzielle Integrität hergestellt.

Verwenden Sie den Exportieren von Tabellen nach SharePoint Assistenten

  1. Wechseln Sie zur Option “Datenbanktools” und wählen Sie die Gruppe “Daten verschieben“. Klicken Sie auf “SharePoint“. Diese Option ist nur verfügbar, wenn die Datenbank im ACCDB-Format gespeichert ist.
  2. Führen Sie die folgenden Schritte des Assistenten zum Exportieren von Tabellen nach SharePoint aus, einschließlich der Angabe des Speicherorts Ihrer SharePoint-Website.
  3. Um den Vorgang jederzeit abzubrechen, tippen Sie auf bis zum Anschlag
  4. Aktivieren Sie auf der letzten Seite des Assistenten das Kontrollkästchen Details anzeigen, um weitere Details zur Migration anzuzeigen.
  5. Wenn der Assistent diese Aufgabe abgeschlossen hat, klicken Sie auf Fertig stellen.

Wenn der Assistent jedoch eine Warnung anzeigt, müssen Sie die Protokolltabelle überprüfen und eine Aktion ausführen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Daten erfolgreich verschoben wurden.

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Wie man Veröffentlichen von Access-Datenbanken zu SharePoint

Access-Datenbanken zu SharePoint

Das Veröffentlichen der Access-Datenbank in SharePoint ist in jeder Version anders. Beginnen wir mit der Veröffentlichung einer Access-Datenbank in SharePoint. Nun, der gesamte Schritt zum Veröffentlichen der Access-Datenbank in SharePoint wird anhand des Beispiels beschrieben, so sehen es vorsichtig.

  • Erstellen oder öffnen Sie in der Access-Datenbank eine leere Datenbank.

tabela do cliente

  • Sie können sehen, dass in dem gezeigten Bild eine Client-Datenbank mit dem Namen “Datenbank” geöffnet wurde. In dieser Datenbank gibt es eine Tabelle mit dem Namen clients. Tippen Sie doppelt darauf, um sie zu öffnen

tabela do cliente

  • Dadurch wird die Client-Tabelle geöffnet und Sie können jetzt alle darin enthaltenen Daten sehen.

tabela do cliente

  • Klicken Sie im Fenster der Access-Datenbankanwendung auf die Option für externe Daten.

Lista do SharePoint

  • Tippen Sie nun im Exportbereich auf die Option Mehr und wählen Sie im Dropdown-Menü die SharePoint-Liste.

Lista do SharePoint

SharePoint

  • Vergeben Sie im Abschnitt “Namen angeben” einen Namen für den neuen Listenabschnitt.

clients

  • Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Liste öffnen, wenn Sie fertig sind“.
  • Machen Sie einen kurzen Überblick über die Einstellungen und klicken Sie auf OK.

SharePoint

  • Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die SharePoint-Benutzeranmeldeinformationen ein.

stop editing

  • Dadurch wird der Export der Clients-Tabelle aus der Access-Datenbank in die SharePoint-Liste Clients gestartet.

editing

  • Um die Schnellbearbeitungsansicht zu beenden, tippen Sie auf die Option Diese Liste nicht mehr bearbeiten.

Access Datenbank

Fazit:

Nach dem Erstellen der SharePoint-Liste kann der Benutzer problemlos mit der Liste arbeiten, die entweder in der verknüpften Access-Tabelle oder auf der SharePoint- Webseite vorhanden ist. Sie können die Daten mithilfe der Access-Tabelle oder des Access-Formulars einfügen oder die auf der SharePoint- Webseite vorhandene Liste bearbeiten.

Probieren Sie alle oben genannten Richtlinien aus, um die Import- / Exportaufgabe der Access-Datenbank für SharePoint auszuführen. Wenn bei der Konvertierung der Access-Datenbank nach SharePoint weitere Probleme auftreten. In diesem Fall stellen Sie bitte Ihre Fragen in unserem Kommentarbereich.

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  3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Repair, um die Datenbankobjekte zu reparieren und in der Vorschau anzuzeigen.

Pearson Willey ist ein Website-Inhaltsschreiber und Langform-Inhaltsplaner. Daneben ist er auch ein begeisterter Leser. So weiß er sehr gut, wie man ansprechende Inhalte für Leser schreibt. Schreiben ist für ihn wie ein wachsender Vorteil. Er liebt es, sein Wissen in MS Access zu erkunden und technische Blogs zu teilen.