Der Hauptzweck der relationalen Datenbank liegt in der Fähigkeit, Daten schnell durch Abfragen abzurufen und zu analysieren. Abfragen ermöglichen Ihnen das Extrahieren von Informationen aus einer oder mehreren Tabellen basierend auf einer von Ihnen angegebenen Suchbedingung. Dieses Tutorial wird Ihnen helfen, das vollständige Wissen über die Abfrage zu erhalten, es zu entwerfen und den Abfrage-Assistenten in der Access-Anwendung auszuführen. In diesem Tutorial erfahren Sie außerdem, wie Sie eine einfache Ein-Tabellen-Abfrage erstellen.
Was sind Abfragen?
Abfragen dienen hauptsächlich zum Suchen und Kompilieren von Daten aus einer oder mehreren Tabellen. Das Ausführen einer Abfrage ist genauso, als würden Sie eine detaillierte Frage zu Ihrer Datenbank stellen. Das Erstellen einer Abfrage im Zugriff bedeutet, dass Sie eine bestimmte Suchbedingung definieren, um genau die gewünschten Daten zu finden.
Was muss die Abfrage verwenden?
Es gibt zwar Optionen wie Suchen oder Filter, um Daten in einer Tabelle zu finden, aber Abfragen sind eine so mächtige Option, die Informationen aus mehreren Tabellen ziehen kann.
Nehmen wir ein Beispiel: Sie verwenden eine Suche in der Kundentabelle, um den Namen eines Kunden in Ihrem Unternehmen zu finden, oder verwenden eine Filteroption in der anderen Tabelle, um nur Bestellungen aus den letzten Wochen anzuzeigen. Mit einer dieser beiden Optionen können Sie sowohl Kunden als auch eine Bestellung gleichzeitig anzeigen.
Nun, das ist mit der Abfrage-Option möglich. Sie können leicht Abfrage ausführen, um den Namen und die Telefonnummer jedes Kunden zu finden, der innerhalb der letzten Wochen einkaufen gegangen ist.
Wenn Sie eine Abfrage ausführen, wird das Ergebnis in der Tabelle angezeigt, aber zum Zeitpunkt des Entwurfs können Sie eine andere Ansicht verwenden. Dies wird als Abfrageentwurfsansicht bezeichnet. Dadurch können Sie sehen, wie Ihre Abfrage zusammengestellt wird.
Schritte zum Ausführen des Abfrageassistenten beim Zugriff
Mit der Zugriffsoption “Abfrageassistent” müssen Sie die Tabellen- oder Feldinformationen eingeben, und der einfache Abfrageassistent kümmert sich um den Rest. Beginnen wir zu wissen, wie Sie eine Abfrage erstellen können.
- Schreiben Sie zuerst die Daten auf, die Sie in Ihren Abfrageergebnissen behalten möchten.
Eine Abfrage gibt ein Datenblatt, so dass Sie Ihr Layout in diesem Format erstellen. Alles, was Sie brauchen, sind Spaltenüberschriften, damit Sie wissen, welche Daten aus der Datenbank abgerufen werden sollen.
- Ermitteln Sie den Tabellenstandort für die einzelnen Daten auf Ihrem Papier.
Notieren Sie die Tabelle und den Namen des Archivs, die die Daten enthalten, die zur Spaltenüberschrift auf dem Papier über der Spaltenüberschrift passen.
- Tippen Sie im Datenbankfenster auf die Option zum Erstellen der Registerkarte in der Multifunktionsleiste, und klicken Sie dann im Abschnitt Abfragen auf die Schaltfläche Abfrage-Assistent.
Dies öffnet ein Dialogfeld “Neuer Abfrage-Assistent”, in dem Sie gefragt werden, welche Art von Abfrage-Assistent Sie ausführen möchten. Wählen Sie einfach den einfachen Abfrage-Assistenten und klicken Sie auf OK.
- Wählen Sie die erste Tabelle aus, die Sie in Ihre Abfrage aufnehmen möchten. Sie verwenden das Dropdown-Menü Tabellen / Abfragen, in dem alle Tabellen in Ihrer Datenbank angezeigt werden. Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Dropdown-Menü Tabellen / Abfragen. Klicken Sie auf den Namen der Tabelle oder Abfrage, die in diese Abfrage eingeschlossen werden soll.
- Wählen Sie die Felder aus der Tabelle Ihrer Abfrage. Klicken Sie für jedes Feld, das Sie in die Abfrage aufnehmen möchten, auf den Namen der Tabelle oder Abfrage, um diese Abfrage einzuschließen. Doppelklicken Sie in der Liste Verfügbare Felder auf jedes Feld aus dieser Tabelle oder Abfrage, die Sie in die Abfrage einbeziehen möchten, die Sie erstellen.
- Nachdem Sie alle Felder ausgewählt haben, klicken Sie auf Weiter
Wenn der Assistent die Beziehung zwischen den ausgewählten Tabellen bestimmen kann, wird ein Fenster angezeigt. Aber wenn Sie ein solches Fenster nicht sehen, macht das auch keine Sorgen, denn Access möchte nur, dass Sie stattdessen die Abfrage benennen.
Wenn Sie Felder aus zwei Tabellen enthalten, die nicht miteinander verwandt sind, wird automatisch ein Warndialogfeld angezeigt. In diesem Dialogfeld wird daran erinnert, dass alle ausgewählten Tabellen verknüpft sein müssen, bevor Sie die Abfrage ausführen können, um das Problem zu beheben und anschließend fortzufahren.
- Wenn der Assistent Sie auffordert, zwischen einer Detail- und einer Zusammenfassungsabfrage zu wählen, klicken Sie auf
Optionsfeld nach Ihrer Wahl und klicken Sie dann auf Weiter.
Detail erstellt ein Datenblatt, das alle Datensätze auflistet, die mit der Abfrage übereinstimmen. Wie der Name schon sagt, erhalten Sie alle Details aus diesen Aufzeichnungen.
Zusammenfassung sagt dem Assistenten, dass Sie nicht daran interessiert sind, jeden einzelnen Datensatz zu sehen; Dies gibt Ihnen stattdessen die Zusammenfassung der Informationen.
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Wenn Sie eine spezielle Anpassung der Zusammenfassung vornehmen möchten, klicken Sie auf die Option Zusammenfassungsoptionen, um das Dialogfeld Zusammenfassungsoptionen anzuzeigen. Wählen Sie Ihre Zusammenfassung Option aus den Kontrollkästchen für die verfügbaren Funktionen und klicken Sie dann auf OK.
- Wählen Sie auf der Seite des Assistenten das Optionsfeld für die nächsten Schritte aus. Mögen:
Um Ihre Anfrage auf den Kopf zu stellen: Wählen Sie die Option Abfragedesign ändern.
Bei dieser Option sendet der Assistent Ihre neu erstellte Abfrage zur Auffrischung an den Salon, z. B. Sortierung und Summen.
Um das ausgefallene Zeugs zu überspringen: Wählen Sie die Option Die Abfrage zur Anzeige von Informationen öffnen, um die Datenblattansicht zu sehen.
In dieser Option führt der Assistent die Abfrage aus und zeigt die Ergebnisse in einem typischen Access-Datenblatt an.
- Geben Sie nun einen Titel zu Ihrer Anfrage in das Textfeld ein und klicken Sie zuletzt auf die Option Beenden.
Der Assistent erstellt Ihre Abfrage und speichert sie unter dem von Ihnen angegebenen Namen. Anschließend zeigt Access die Ergebnisse an.
So erstellen Sie eine einfache Ein-Tabellen-Abfrage:
- Wählen Sie die Registerkarte Erstellen in der Multifunktionsleiste und suchen Sie nach den Abfragen
- Tippen Sie nun auf den Abfrageentwurf
- Access wechselt in die Query Design-Ansicht. Wählen Sie im Dialogfeld “Tabelle anzeigen” die Tabelle aus, für die Sie eine Abfrage ausführen möchten. Wenn Sie eine Abfrage für den Kunden ausführen, wählen wir die Kunden aus.
- Klicken Sie auf Hinzufügen, und klicken Sie dann auf die Option Schließen.
- Das ausgewählte Objekt wird als kleines Fenster im Bereich Objektbeziehung angezeigt. Führen Sie im Tabellenfenster einen Doppelklick auf die Feldnamen aus, die Sie in Ihre Abfrage aufnehmen möchten. Dies wird dem Designraster im unteren Teil des Bildschirms hinzugefügt.
- Legen Sie die Suchkriterien fest, indem Sie auf die Zelle in der Kriteriumzeile jedes zu filternden Felds klicken. Wenn Sie mehrere Kriterien festlegen möchten, aber den in Ihren Ergebnissen angezeigten Datensatz nicht benötigen, um alle Kriterien zu erfüllen, geben Sie das erste Kriterium in der Zeile Kriterien: und zusätzliche Kriterien in die Zeile or: und die Zeilen darunter ein. Da wir Kunden suchen, die in Raleigh oder in der Postleitzahl 27513 leben, geben wir “Raleigh” in das Feld “City” und “27513” in die Zeile “or:” ein. Die Anführungszeichen dienen dazu, dieses Feld zu suchen eine genaue Übereinstimmung.
- Nachdem Sie Ihre Kriterien festgelegt haben, führen Sie die Abfrage aus, indem Sie auf der Registerkarte Entwurf auf den Befehl Ausführen klicken.
- Das Abfrageergebnis wird in der Datenblattansicht der Abfrage angezeigt, die wie eine Tabelle aussieht. Wenn Sie eine Abfrage durchführen möchten, klicken Sie in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf denselben Befehl. Wenn Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie den gewünschten Namen ein und klicken Sie auf OK.
Jetzt müssen Sie eine klare Vorstellung davon haben, wie Sie den einfachsten Abfragetyp mit nur einer Tabelle erstellen können. Nutzen Sie die Vorteile von Access-Funktionen.